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A partir de janeiro de 2020, processos administrativos da Universidade serão tramitados exclusivamente pelo SEI Ufam

Publicado: Quinta, 19 de Dezembro de 2019, 17h00 | Última atualização em Quinta, 26 de Dezembro de 2019, 14h22 | Acessos: 1692

Após concretizar o pleno funcionamento do SEI Ufam, a expectativa para o ano que vem é de que sejam agregadas ferramentas para serem usadas pelos usuários externos à Instituição

Iniciado em 2017, o processo de implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) nas unidades da Universidade Federal do Amazonas (Ufam) da capital e do interior foi concluído em outubro deste ano. Com isso, as unidades administrativas e acadêmicas passarão a tramitar os seus processos administrativos exclusivamente pelo SEI a partir de 2 de janeiro de 2020, em substituição ao Módulo Protocolo do Sistema de Informações para o Ensino (SIE).

A determinação foi veiculada por meio da Portaria nº 2.934/2019, considerando a segurança, a transparência e a economicidade proporcionadas pela utilização do SEI Ufam. Além disso, a decisão atende ao disposto no Decreto nº 8.539/2015, que determina “o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional”.

A presidente da Comissão de Implantação do SEI Ufam, arquivista Hebe Carmo, falou sobre o trabalho. “Inicialmente, foi uma readequação, porque, no projeto de implantação do SEI, nós colocamos alguns objetivos que não eram apenas implantar o SEI, mas promover uma transformação nas rotinas administrativas da Universidade”, disse ela.

“Foi necessário reunir com as unidades durante todo esse período, porque a Ufam começou a implantação em 2017, e nós realizamos muitas reuniões com as pró-reitorias, com as unidades. Ou seja, houve muito diálogo e uma participação sempre junto ao servidor, no sentido de tirar as dúvidas e manter ativos todos os canais de comunicação”, completou a arquivista que liderou a equipe de implantação do Sistema.

Dentre os objetivos, estão: a modernização da gestão de documentos; a eficiência administrativa, devido à substituição de documentos impressos pelos digitais; a transparência, devido à disponibilização em tempo real dos documentos; a melhoria da comunicação; a redução dos riscos operacionais; a preservação do meio ambiente; e o atendimento à legislação federal, de modo a alinhar o processo da Ufam às exigências do Poder Executivo.

Mudança de paradigma

“Se antes havia uma cultura de apego ao papel, agora, basicamente todos nossos os processos e procedimentos administrativos estão caminhando pelo digital, e precisamos nos desapegar desse suporte impresso e nos voltarmos para o digital. O SEI é uma mudança de paradigma. Estamos no processo de adaptação, e nós esperamos que, a partir do dia 2 de janeiro, as pessoas estejam dispostas a conhecer esse sistema e passar a utilizá-lo. Inicialmente, é voltado aos servidores, técnicos e professores. E já temos um retorno positivo dos usuários”, ponderou Hebe Carmo.

A equipe já pôde notar uma sensível mudança com a utilização do SEI em todas as unidades da Ufam, principalmente quanto à celeridade e à transparência na condução dos processos. “Conseguimos realizar auditorias, comunicar aos usuários como serão os processos, de modo que ganhamos agilidade, produtividade e transparência”, enumera a presidente da Comissão, segundo quem outra importante mudança é deixar de utilizar o Modo Protocolo do SIE. A Comissão esclarece, ainda, que na verdade, "os processos que tramitam hoje no SIE, criados nele, permanecerão com seu fluxo normal ainda neste Sistema, até que sejam concluídos".

Já o e-Campus continua sendo utilizado, principalmente quando se tratar de procedimentos na área acadêmica. A grande mudança será mesmo na gestão dos processos administrativos, no que diz respeito ao controle e à tramitação de documentos no âmbito da Administração Pública.

A respeito da capacitação, a presidente da Comissão de Implantação disse que a proposta é que a CTD/Progesp inclua o "SEI USAR" na rotina de treinamentos, possibilitando a formação extensiva dos servidores. “Além disso, esperamos a implantação dos outros módulos do SEI, agregando ainda mais ferramentas, principalmente para os usuários externos. Hoje, temos trabalhado somente no módulo para os servidores da Instituição. Temos muito trabalho ainda para 2020!”, concluiu Hebe Carmo.

Celeridade e Economia

Especificamente em relação às unidades do interior, que passaram a utilizar o SEI, um processo que demorava duas semanas para chegar à capital e ter seu andamento, hoje só leva alguns instantes para chegar e ter uma resposta. Nesse sentido, é possível mencionar a significativa redução de custos. “Nós só começamos a utilizar o Sistema em todas as unidades em outubro, mas já se reduziu muito a quantidade de malotes”, analisa a arquivista Hebe Carmo.

Ao avaliar a implantação do SEI no Instituto de Natureza e Cultura (INC), o diretor da Unidade Acadêmica, professor José Ribamar Nunes, lembrou que lá foi o primeiro Campus fora da sede a receber o Sistema, tendo logo manifestado interesse em aplicá-lo. “Fizemos reuniões com a coordenação do SEI e partimos para as tratativas para iniciar o processo no Instituto. Como já tínhamos dois servidores que já haviam atuado com esse sistema, contamos com essa experiência. Fizemos também todos os cursos de capacitação e, depois de iniciar o uso do SEI, tivemos uma mudança sensível nas rotinas de trabalho”, recordou ele.

O gestor exemplificou: “Quando havia um processo de compra ou licitação, tínhamos de enviar para Manaus por malote, que demorava em média 20 dias. Muitas vezes, se houvesse necessidade de alguma correção, demoraria outros 20 dias. Era um processo moroso, que nos fazia perder alguns prazos... Hoje, com o SEI, um processo que antes levava de 30 a 60 dias para ser concluído, hoje finda, em média, de dois a três dias. Alguns processos, a depender da urgência, nós conseguimos resolver até no mesmo dia”.

“Existe ainda um ganho ambiental importante, pois há processos, por exemplo, de progressão de docentes, que chegam a ter mil páginas, e a redução de custos com material de expediente. Diante desse cenário, para nós, do INC, eu posso afirmar que o SEI fez e vai continuar fazendo toda a diferença”, completou o docente.

 

Principais vantagens do SEI  (Informações: Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão)

Portabilidade – 100% Web e pode ser acessado por meio dos principais navegadores do mercado – Internet Explorer, Firefox e Google Chrome;

Acesso Remoto – Pode ser acessado remotamente por diversos tipos de equipamentos, como microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones de vários sistemas operacionais (Windows, Linux, IOS da Apple e Android do Google). Isso possibilita que os usuários trabalhem à distância;

Acesso de usuários externos – Gerencia o acesso de usuários externos, permitindo que tomem conhecimento dos documentos e, por exemplo, assinem remotamente contratos e outros tipos de processos;

Controle de nível de acesso – gerencia a criação e o trâmite de processos e documentos restritos e sigilosos, conferindo o acesso somente às unidades envolvidas ou a usuários específicos;

Tramitação em múltiplas unidades – incorpora novo conceito de processo eletrônico, que rompe com a tradicional tramitação linear, inerente à limitação física do papel. Com isso, várias unidades podem ser demandadas, tomar providências e manifestar-se simultaneamente;

Funcionalidades específicas – Controle de prazos, ouvidoria, estatísticas da unidade, tempo do processo, base de conhecimento, pesquisa em todo teor, acompanhamento especial, inspeção administrativa, modelos de documentos, textos padrão, sobrestamento de processos, assinatura em bloco, organização de processos em bloco, acesso externo, entre outros;

Sistema intuitivo – Estruturado com boa navegabilidade e usabilidade.   

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